Harmonogram organizacji konferencji: od sześciu miesięcy do dnia wydarzenia

Konferencja to kilkadziesiąt zadań z różnymi terminami, w którym wiele zależy od zewnętrznych firm: obiektu, cateringu, techniki i prelegentów. Harmonogram nie jest po to, żeby ładnie wyglądał. Jest po to, żeby żaden termin z umowy nie zaskoczył organizatora tydzień przed wydarzeniem.

Sześć do czterech miesięcy przed

Zacznij od celu: po co jest wydarzenie, dla kogo i jak poznasz, że się udało. Z tego wynika wielkość, budżet i forma. Potem ustal termin, unikając świąt, dużych wydarzeń branżowych i szczytów urlopowych, i wybierz miejsce. Zapytania do kilku obiektów rozsyłaj równolegle (o co zapytać obiekt przy wyborze sali), a odpowiedzi porównuj w jednej tabeli: pojemność dla właściwego ustawienia, technika, catering, warunki rezygnacji.

W tym czasie powstaje też wstępny budżet z rezerwą (opisaliśmy go w artykule o tym, z czego składa się budżet konferencji), lista pożądanych prelegentów i zarys programu. Zaproszenia dla głównych prelegentów warto wysłać wcześnie, bo ich kalendarze zapełniają się szybko.

Cztery do trzech miesięcy

Podpisz umowę z obiektem po przeczytaniu zasad zaliczek, kar za rezygnację i terminu potwierdzenia liczby uczestników. Uruchom stronę wydarzenia z programem, adresem, ceną i formularzem zapisów, a na niej informację o dostępności: wejściu, windzie, toaletach i możliwościach dostosowania wydarzenia¹. Urząd Zamówień Publicznych udostępnia przykładowe zapisy dla dostępnych wydarzeń, które można wykorzystać jako listę kontrolną².

Rozpocznij promocję: mailing do własnej bazy, partnerzy branżowi, media społecznościowe, płatne reklamy. Zamknij umowy z kluczowymi prelegentami: termin, honorarium, zwrot kosztów, zgoda na nagrywanie i publikację materiałów.

Dwa miesiące przed

Zamknij program, opublikuj listę prelegentów i otwórz kolejny próg ceny, jeśli stosujesz bilety wczesne. Zamów materiały: identyfikatory, banery, drukowany program, gadżety. Zapytaj obiekt o wymagania techniczne prelegentów i uzgodnij próbę techniczną dzień wcześniej.

Jeżeli wydarzenie ma sponsorów, ustal z nimi stoiska, logotypy i materiały. Konsultacje z księgową w sprawie VAT od biletów, sponsoringu i cateringu zrób na tym etapie, a nie przy wystawianiu faktur³.

Miesiąc przed

Wyślij prelegentom brief: godzina, czas wystąpienia, wymagania techniczne, miejsce parkingowe, kontakt do koordynatora. Zbierz prezentacje z wyprzedzeniem i sprawdź je w formacie, na którym będą działać. Zrób przegląd budżetu i porównaj plan z faktycznymi kosztami.

Wyślij uczestnikom przypomnienie z dojazdem, parkingiem, planem sali i informacją, jak zgłosić specjalne potrzeby, na przykład dietę czy tłumacza języka migowego.

Tydzień przed

Przekaż obiektowi ostateczną liczbę uczestników i diet w terminie z umowy. Potwierdź godziny montażu, dostęp do sali, nagłośnienie i obsługę techniczną. Przygotuj scenariusz wydarzenia z godzinami i osobami odpowiedzialnymi, listę kontaktów awaryjnych i zapasowy plan na wypadek nieobecności prelegenta albo awarii sprzętu.

Wydrukuj listę uczestników i ustaw rejestrację tak, żeby kolejka nie blokowała wejścia. Sprawdź dwa razy trasę dojazdu i oznakowanie przy wejściu.

Dzień wydarzenia i po nim

Przyjdź na miejsce przed ekipą techniczną i przejdź salę z koordynatorem obiektu. Test mikrofonów i prezentacji zrób przed otwarciem rejestracji. W trakcie jedna osoba odpowiada za czas i kontakt z prelegentami, a druga za uczestników i sprawy organizacyjne.

W ciągu tygodnia po wydarzeniu wyślij podziękowania i ankietę, rozlicz się z obiektem i dostawcami, zamknij budżet, opublikuj materiały i zdjęcia. Spisz wnioski, póki są świeże: co zadziałało, co się opóźniło, ile naprawdę kosztowała każda pozycja. To z nich korzysta się przy następnej edycji.

Źródła

1. Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, Dz.U. 2019 poz. 1696, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190001696. ↩

2. Urząd Zamówień Publicznych, Dostępne wydarzenie – przykładowe zapisy do dokumentacji postępowania, https://www.uzp.gov.pl/__data/assets/pdf_file/0029/43994/Dostepne_wydarzenie_przykladowe_zapisy_do_dokumentacji_postepowania.pdf. ↩

3. Poradnik Przedsiębiorcy, Wydatki związane z organizacją szkoleń a podatek VAT, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-wydatki-zwiazane-z-organizacja-szkolen-a-podatek-vat. ↩

Najczęściej zadawane pytania

Ile czasu przed konferencją trzeba zacząć przygotowania?

Przy wydarzeniu na kilkaset osób zwykle pół roku, a przy mniejszym jedno- lub dwudniowym spotkaniu około trzech miesięcy. Najbardziej ogranicza termin: dobre sale i hotele w sezonie jesiennym i wiosennym rezerwują się z dużym wyprzedzeniem.

Co jest najważniejsze do zrobienia w pierwszym miesiącu?

Ustalenie celu, grupy docelowej i budżetu, a potem termin i miejsce. Dopiero z tego wynika program, lista prelegentów i cena biletu. Zmiana celu po podpisaniu umowy z obiektem jest kosztowna.

Kiedy zamknąć listę uczestników?

Zwykle 7–14 dni przed wydarzeniem, a dokładnie tak, jak wynika z umowy z obiektem i cateringiem. Termin ostatecznej liczby osób i zgłoszenia diet jest w umowie, więc przepisz go do harmonogramu.

Kto powinien mieć dostęp do harmonogramu?

Cały zespół organizacyjny, w jednym wspólnym dokumencie z osobą odpowiedzialną i terminem przy każdym zadaniu. Rozproszone listy w mailach prowadzą do pomyłek tuż przed wydarzeniem.